La U.E. Particular El Cenáculo migró de Excel, papeles y gestión manual a Armonía, una plataforma educativa todo-en-uno que integra académico, colecturía, pagos en línea, facturación electrónica SRI, bancos, contabilidad y nómina. El equipo reporta que la doble digitación desapareció, la conciliación bancaria pasó de días a segundos y la carga operativa se redujo entre 80% y 93%, con un aumento del 90% en pagos a tiempo gracias a recordatorios y links de pago por WhatsApp.
Contexto de la institución
- +1.800 estudiantes y ~130 personas entre administrativos, docentes e inspectores.
- Todos los niveles: Inicial 2 (3 y 4 años), 1.º de EGB, EGB (básica elemental, media y superior) y Bachillerato Técnico (Industrial, Servicios y TIC: Eléctrica, Electromecánica Automotriz, Mecanizado, Contabilidad e Informática).
- Modelo de cobros: matrícula, pensión mensual y reserva de cupo para el siguiente período.
El reto (antes de Armonía)
Notas y reportes a mano, inspectores con formularios en papel, Excel como base operativa, facturación manual y bodegas llenas de documentos. Las semanas de matrícula/cobros demandaban jornadas extendidas; la morosidad y la conciliación bancaria eran el mayor cuello de botella. Además, los reportes ministeriales (sábanas, hoja de vida, certificados de promoción, boletines 70/30, cualitativos para Inicial, promedios por insumo y evaluación por destrezas) implicaban retrabajo, confusión de datos y doble digitación. Existía, incluso, riesgo de pérdida de información al centralizarse en únicamente en el computador.
Objetivos de la Institución
- Eliminar la doble digitación y reducir errores.
- Bajar la morosidad y acelerar el ciclo de cobro.
- Automatizar conciliación bancaria y facturación SRI.
- Generar reportes ministeriales correctos a la primera.
- Centralizar la comunicación con familias (WhatsApp, portal).
- Escalar la operación para todos los niveles de la institución.
La solución Armonía: cómo funciona
Armonía integra en un solo sistema: colecturía, pagos en línea, cash management, SRI, contabilidad, bancos, nómina y académico. Ya no es necesario contratar 3–4 softwares distintos.
Colecturía y cobros
- Recordatorios masivos por WhatsApp (adiós circulares impresas).
- Pagos en línea con tarjeta de crédito/débito y links de pago; muy útil para familias en el exterior.
- Pagos recurrentes y registro claro de pagos anticipados de pensiones.
Cash management & bancos
- Conciliación automática de transferencias con archivos bancarios → procesos que tomaban días ahora se resuelven en segundos.
Facturación electrónica (SRI)
- Emisión masiva de facturas/NC desde Armonía (sin software externo).
- Asientos contables automáticos a partir de facturas y cobros.
Académico, horarios y evaluación
- Horarios inteligentes (disponibilidad de docentes y materias).
- Notas, asistencia, planificaciones; gestión de NEE.
- Boletines y certificados; reportes ministeriales que se adaptan automáticamente a cada actualización oficial sin costo adicional.
DECE & Médico
- Historiales, entrevistas, alertas y seguimiento; soporte de códigos CIE-10.
Compras, inventario y activos
- Proveedores, retenciones, carga XML SRI, bodegas e inventario (materiales de clase, mobiliario y equipos de mantenimiento).
Nómina y roles de pago
- Décimos y utilidades automáticos; procesos laborales consolidados en un solo flujo.
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Implementación y adopción
- Puesta en marcha en una semana: carga masiva desde Excel, configuración por áreas y capacitaciones virtuales (40 min por equipo).
- Adopción: docentes califican y registran asistencia en la plataforma; representantes usan el portal y los pagos en línea; tesorería y contabilidad operan colecturía, SRI, bancos y asientos dentro de Armonía.
El 91% de administradores que usan Armonía reporta que configurar colecturía y cobros toma menos de 30 minutos; la conciliación bancaria pasó de “días” a “segundos”.
Resultados (antes vs. después)
Con Armonía, el ciclo de cobro que antes podía tomar semanas ahora se gestiona en minutos; la carga operativa se redujo un 80% y los pagos a tiempo crecieron hasta 90%, apoyados en recordatorios y links por WhatsApp.
- Morosidad: descenso sostenido; +90% de pagos puntuales con recordatorios automáticos.
- Conciliación bancaria: de jornadas extendidas a procesos en segundos con cash management.
- Facturación SRI: emisión masiva desde el sistema; sin exportaciones ni reprocesos.
- Reportes ministeriales: generación automática (sábanas, boletines 70/30, cualitativos para Inicial, por insumo, por destrezas).
- Errores por doble digitación: eliminados al consolidar datos académicos y financieros.
- Comunicación con familias: mejoras notorias al centralizar avisos y pagos por WhatsApp y portal.
Impacto humano
- Tesorería: “De trasnochar conciliando a cero doble digitación y todo conciliado en segundos.”
- Rectorado: “Tenemos información en tiempo real para decidir y comunicar a las familias.”
- Representantes: “La mamá paga desde el exterior con un link y nosotros recibimos la factura SRI al instante.”
¿Por qué Armonía y no otro sistema?
Mientras otras plataformas se limitan a lo pedagógico o exigen contratar sistemas separados para facturación, contabilidad y nómina, Armonía integra académico + administración + finanzas en un solo lugar, con actualizaciones ministeriales automáticas sin costo.
Claves de diferenciación
- Todo-en-uno real: colecturía, pagos, SRI, bancos, contabilidad, nómina, inventario y académico.
- WhatsApp integrado para recordatorios y links de pago.
- Cash management con conciliación en segundos.
- NEE / CIE-10, ATS contable, décimos/ utilidades y roles de pago.
- Precio accesible por estudiante y soporte rápido y cercano con una satisfacción reportada del 95 % de nuestro equipo de atención al cliente.
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